¿Cómo tener una reunión consciente?

¿Buscas interacciones significativas, nuevas ideas y excelentes resultados? Aquí tienes algunos consejos sencillos para tener una reunión consciente.

¿Te imaginas que l@s participantes lleguen preparad@s, se escuchen entre sí, interactúen y colaboren para un objetivo común? ¿Reuniones efectivas que animen al grupo y mejoren tu cultura de reuniones? Aquí tienes 10 pequeños hábitos saludables para conseguirlo:

1. Planificación de tiempo y objetivo
   Antes de planificar una reunión, pregúntate: ¿Se puede tratar este tema de otra manera más eficiente? Por ejemplo, enviando una presentación, solicitando feedback mediante un formulario digital, comunicándolo por correo electrónico, mediante un podcast de la empresa o algo similar. Una vez que estés segur@ de que la reunión es necesaria, elige un horario en el que el equipo (o l@s participantes) estén disponibles y tengan la posibilidad, considerando su carga de trabajo, de concentrarse realmente en la reunión. ¿Realmente la reunión necesita una hora o basta con 20 minutos para tratar el tema? ¿O quieres disponer de tiempo suficiente para lluvia de ideas y enfoques creativos? En ese caso, necesitarás planificar un espacio más largo. El tiempo es clave.
2. Preparación y lugar
   Esto concierne a ti, al contenido y al / a los objetivo(s) de la reunión, al lugar, así como a tus compañer@s o clientes. Elige un lugar o formato donde tod@s l@s participantes tengan la oportunidad de participar activamente. Si se trata de una reunión híbrida, con algunas personas en la oficina y otras en casa, es particularmente complicado y importante preparar la parte tecnológica. Asegúrate de que tú y l@s demás lleguen/se conecten unos minutos antes o planifica la sesión lo suficientemente larga para que haya 5-10 minutos al inicio para llegar (físicamente y mentalmente), acomodarse y enfocarse en la reunión. Asegúrate de que l@s participantes conozcan las intenciones y objetivos de la discusión de antemano para que puedan prepararse.
3. Inicio consciente
   Comienza la reunión con un ejercicio saludable que ayude a l@s participantes a hacer la transición de sus tareas anteriores y estar presentes en la reunión. Esto podría ser una breve meditación, unas respiraciones profundas junt@s, animar a tod@s a desacelerar y tomar un sorbo de agua, un momento de silencio, etc. Para más información sobre la atención plena, haz clic aquí.
4. Establecer intenciones
   Antes de entrar en la agenda, anima a cada participante a compartir sus intenciones e ideas para la reunión, con el fin de promover la participación y una discusión saludable y diversa. Comparte tus intenciones personales y exprésalas de manera positiva y asertiva, independientemente del tema.
5. Escucha activa
   Haz hincapié en la importancia de la escucha activa y anima a l@s participantes a prestar toda su atención a la persona que habla, sin pensar de antemano en su respuesta. Esto fomenta la comprensión, el trabajo en equipo y una comunicación efectiva.
6. Comunicación clara
   Anímales a l@s participantes a hablar de manera concisa, clara y con intención y a contribuir a la conversación (y permite el espacio y tiempo para ello). Planifica pequeñas pausas después de cada tema importante o punto de discusión, para que tod@s puedan ordenar sus ideas.
7. Lenguaje corporal positivo
   Recuerda a l@s participantes la importancia de su lenguaje corporal. Una postura recta, abierta y receptiva ayuda a concentrarse mejor, a recordar el contenido de la reunión y también muestra mayor interés y respeto. El contacto visual y asentir con la cabeza son señales de apoyo a las ideas de otr@s, y dejar esto claro al inicio o durante la discusión puede aumentar la motivación para participar activamente entre tod@s.
8. Adáptate a tu audiencia
   Si notas que la reunión no va en la dirección que querías o ves que los participantes realmente tienen otro tema que les preocupa – abórdalo con asertividad. Diles que tratarás ese tema en la próxima reunión o priorízalo si no puede esperar. Si te adaptas al grupo, es más fácil conseguir su colaboración para trabajar hacia un mismo objetivo.
9. Pausas conscientes
   Asegúrate de planificar algunas pausas – especialmente si la reunión es larga – para resetear. Motiva a l@s participantes a levantarse, estirarse, mirar por la ventana hacia la naturaleza o el cielo, dar un pequeño paseo, tomar unas respiraciones o beber un vaso de agua para calmar el sistema nervioso, liberar tensión y refrescar la concentración y atención (en lugar de usar el teléfono o responder correos electrónicos). Más sobre eso: https://littlehealthyhabits.com/language/es/como-hacer-una-pausa-saludable/
10. Resumen y agradecimiento
    Termina la reunión resumiendo los puntos más importantes y asegúrate que tod@s estén de acuerdo con el resumen. Tómate un momento para reflexionar sobre la reunión y expresar tu gratitud por la contribución de cada persona. Un cierre positivo sería pedir a cada participante que comparta un punto destacado o aprendizaje y apuntarlo, para luego compartirlo con el grupo.

En resumen: Las reuniones son geniales cuando reúnen opiniones diversas, fomentan enfoques creativos y generan resultados efectivos. Cuando tu equipo recuerda el contenido de la reunión por la tarde, aunque la reunión haya sido por la mañana, sabes que hubo una interacción significativa.
Está en tu mano transformar la cultura de reuniones de tu equipo.

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